POP, IMAP, Exchange là gì? Nên chọn giao thức nào?

Nếu bạn là người thường xuyên sử dụng email thì các thuật ngữ POP, IMAP, Exchange hay SMTP chắc hẳn sẽ không xa lạ. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu sâu hơn xem POP là gì? IMAP là gì? Exchange là gì? Và từ đó có thể lựa chọn giao thức gửi/ nhận email phù hợp nhất.

Nếu bạn chỉ và chỉ nhận, gửi mail từ trình duyệt web (Chrome, Firefox…) thì có thể bạn cũng chẳng cần quan tâm nhiều đến POP hay IMAP làm gì. Nhưng nếu bạn là người quản trị Mail Server hoặc bạn gửi/ nhận mail từ các ứng dụng khác (3rd) – còn gọi là email client (như Outlook, Thunderbird, Eudora GNUMail hay Mail của Mac) thì chắc chắn bạn phải cấu hình các thông số này khi nhập thông tin tài khoản email.

Nên xem:

>> Hướng dẫn cách thu hồi email đã gửi trong Outlook và Gmail
>> Hướng dẫn đăng ký email theo tên miền riêng miễn phí với Zoho mail
>> Sao lưu email, danh bạ và cấu hình tài khoản email trong Microsoft Outlook 2010
>> 5 cách tăng cường bảo mật cho tài khoản Gmail
>> Chia sẻ kinh nghiệm sử dụng email an toàn

POP là gì, IMAP là gì? Exchange là gì?

POP (Post Office Protocol) và IMAP (Internet Message Access Protocol) là hai giao thức nhận email qua môi trường mạng (LAN, WAN, Internet). Cả hai giao thức này đều được sử dụng rộng rãi nhằm phục vụ việc nhận email mọi lúc, mọi nơi.

Microsoft Exchange, MAPI và Exchange Active Sync là các sản phẩm/ giao thức độc quyền của Microsoft, tính năng khá giống IMAP nhưng bổ sung thêm một số tính năng cao cấp hơn (thương dùng trong các doanh nghiệp)

(1) Giao thức nhận email POP3

POP là một giao thức nhận mail có lịch sử lâu đời. Nó ra đời từ máy tính còn bị giới hạn bởi tốc độ, băng thông, vậy nên các kỹ sư đã tạo ra POP, một nỗ lực để làm đơn giản nhất có thể để tải các bản copy của email để đọc khi offline, sau đó xóa những email này từ remote server.

Phiên bản đầu của POP được ra đời năm 1984, bản nâng cấp POP2 vào năm 1985. POP3 là phiên bản hiện tại của giao thức này và nó vẫn là một trong những giao thức phổ biến nhất. Từ khi POP3 tạo ra các bản copy của email và xóa bản gốc trên máy chủ, các email được khóa chặt tại một máy nhất định và không thể truy cập thông qua webmail hay bất cứ client nào trên các máy khác.

Cơ chế hoạt động của POP:

1. Kết nối đến server.
2. Nhận toàn bộ mail.
3. Lưu cục bộ như mail mới.
4. Xóa mail trên server.
5. Ngắt kết nối.

Ưu nhược điểm của POP

Nhược điểm: Mỗi lần nhận mail, POP sẽ download email đó về máy local (và mặc định xóa mail trên server đi) nên bạn sẽ không thể sử dụng nhiều thiết bị để quản lý cùng một tài khoản email qua giao thức POP. Tuy nhiên, bạn có thể cấu hình email client để POP3 không xóa email trên server mà chỉ “mask as read” – đánh dấu đã đọc với những email đó.

Ưu điểm: POP có những ưu điểm như sau:

• Mail được lưu cục bộ, tức luôn có thể truy cập ngay cả khi không có kết nối Internet.
• Kết nối Internet chỉ dùng để gửi và nhận mail.
• Tiết kiệm không gian lưu trữ trên server.
• Được lựa chọn để lại bản sao mail trên server.
• Hợp nhất nhiều tài khoản email và nhiều server vào một hộp thư đến.

(2) Giao thức nhận email IMAP4

IMAP được tạo ra vào năm 1986 nhưng nó vẫn phù hợp với công nghệ hiện đại thời nay. Ý tưởng của nó là thay vì người dùng cứ phải ràng buộc vào một email client nào đó, mà người dùng có thể check mail ngay trên đám mây internet từ bất kỳ thiết bị, ứng dụng nào.

Sự khác nhau chính giữa hai giao thức này là IMAP4 cho phép truy cập đến mail trên máy chủ và không tải nó đến máy tính cục bộ, không giống như POP3, POP3 thực hiện tải mail xuống máy tính cục bộ (lưu ý rằng cũng có một tùy chọn để copy trên máy chủ). POP3 chỉ tải mail từ hộp thư (Inbox) mặc dù các thư mục cục bộ khác có thể được tạo ra, trong khi đó IMAP4 lại cho phép truy cập đến tất cả các thư mục mailbox trên máy chủ. Nếu so sánh với các phương pháp truy cập điều khiển xa khác như OWA (Outlook Web Access) thì giao thức này không cung cấp nhiều tính năng nâng cao như lịch biểu, nhiệm vụ hay quản lý danh sách liên lạc.

Do không tải email về máy tính cục bộ nên IMAP cho phép người dùng đăng nhập vào nhiều email client hay nhiều webmail để xem cùng một email, bởi vì email này được giữ trên một remote email server chung.

Cơ chế hoạt động của POP:

1. Kết nối đến server.
2. Lấy nội dung được yêu cầu từ người dùng và lưu đệm cục bộ (chẳng hạn như danh sách mail mới, tổng kết tin nhắn hay nội dung của những email được chọn lựa kỹ càng)
3. Xử lý các biên tập từ người dùng, ví dụ như đánh dấu email là mail để đọc hay xóa…
4. Ngắt kết nối.

Ưu nhược điểm của IMAP

Nhược điểm: Vì IMAP lưu các email trên mail server, nên dung lượng hòm thư của bạn sẽ bị giới hạn bởi các nhà cung cấp dịch vụ mail. Nếu bạn có một lượng lớn email cần lưu trữ, bạn sẽ gặp nhiều vấn đề khi gửi nhận mail khi hòm thư bị đầy. Nhiều người giải quyết vấn đề này bằng cách tạo một bản sao copy của các email đó thông qua mail client, sau đó xóa bỏ email gốc trên server. Dẫu sao đó cũng chỉ là một cách chữa cháy. Ngoài ra, nếu sử dụng IMAP thì bạn cần phải có kết nối Internet nếu muốn truy cập email.

Ưu điểm: IMAP có những ưu điểm như sau:

• Mail được lưu trên server đầu xa, tức có thể truy cập từ nhiều địa điểm khác nhau.
• Xem nhanh hơn khi chỉ có các tiêu đề mail được tải về đến khi nội dung được yêu cầu rõ ràng.
• Mail được dự phòng tự động trên server.
• Tiết kiệm không gian lưu trữ cục bộ.
• Vẫn cho phép lưu mail cục bộ (nếu muốn)

(3) Giao thức Microsoft Exchange, MAPI và Exchange Active Sync

Microsoft đã bắt đầu phát triển MAPI (đôi khi gọi là Messaging API) không lâu sau khi IMAP và POP được sử dụng. Một cách đơn giản, MAPI là một giao thức cho phép các ứng dụng & email client giao tiếp thông qua Microsoft Exchange server, với chức năng khá giống IMAP, nó có thể đồng bộ hóa email, danh bạ, lịch và những tính năng khác đến các email client hay ứng dụng nào đó. Tính năng này được đặt tên là “Exchange ActiveSync”.

Tùy thuộc vào loại thiết bị, điện thoại hay chương trình bạn sử dụng, công nghệ này được gọi tên là một trong ba sản phẩm sau của Microsoft: Microsoft Exchange, MAPI hoặc Exchange ActiveSync nhưng chúng đều có ý tưởng tương tự như IMAP.

Vì Exchange và MAPI là công nghệ độc quyền của Microsoft nên chỉ những công ty nào sở hữu Exchange Mail server hoặc sử dụng dịch vụ Live Hotmail mới có thể sử dụng Exchange. Tuy nhiên, nhiều email client kể cả trình duyệt mail mặc định của Android và iPhone đều có khả năng Exchange ActiveSync, thêm người dùng Hotmail kiểu duyệt email cơ bản giống IMAP, mặc dù thực tế Hotmail không hỗ trợ IMAP.

Nên chọn POP, IMAP?  Đâu là giao thức tốt nhất?

Như phân tích ở trên, POP và IMAP đều có những ưu nhược điểm nhất định (không kể Exchange là sản phẩm độc quyền của Microsoft). Tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể để lựa chọn giao thức phù hợp nhất. Dưới đây là một số gợi ý:

Chọn POP nếu:

• Bạn muốn truy cập mail thường xuyên chỉ từ một thiết bị (máy tính, điện thoại)
• Bạn cần truy cập email mọi lúc mọi nơi, kế cả khi không có kết nối internet
• Không gian lưu trữ trên server hạn chế (ví dụ: Gmail giới hạn hòm thư 15GB, Outlook giới hạn 15GB, zoho giới hạn 5GB…)

Chọn IMAP nếu:

• Bạn muốn truy cập email từ nhiều thiết bị khác nhau.
• Thiết bị của bạn luôn có kết nối internet
• Bạn muốn xem nhanh các email mới hoặc những email trên server.
• Không gian lưu trữ cục bộ hạn chế.
• Bạn lo lắng về vấn đề mất mát dữ liệu do hỏng hóc trên các thiết bị cục bộ.

Chúc các bạn thành công!